目前市面上的图文快印管理软件众多，很多管理者在挑选时都非常迷茫，因为单看软件功能都感觉差不多，听客服介绍，软件各方面都似乎很适合自己，但是往往购买之后，使用起来却发现不尽人意，其实很多快印店并不清楚自己适合什么样的管理软件，往往是听了客服介绍，试用了下大概功能，就盲目购买了，这一问题在连锁店上更加严重。

正确认识管理软件

管好“钱”和“人”是连锁店管理的最高境界，只要把这两个问题解决了，其他问题就会迎刃而解。如何才能做到既管好人又管好钱呢？管理软件在图文连锁店所起到的辅助作用不可小觑。

选择合适的管理软件

既然是开连锁店，那么总部的意义就显得非同寻常，总部必须要随时的充分了解各个店的资源状况，实时掌握各个门店的数据，对门店设备状态、库存情况都应该有实时的数据汇总。老板不管身在何处，只要进入总部的管理系统，对各个部门、各个门店正在发生和已经发生的事情一目了然，所以在选择软件的时候，这个功能应该是首要条件。

对使用者来说，功能清晰是最主要的，这就要求软件在职位的设计上力求完善，图文公司的职位不外乎前台、生产、主管、销售、店长、库房、财务、行政、人力资源，各个不同的职位必须在软件上有相对应的功能，这样才能严格地控制权限，真正做到各司其职。

使用简单，管理软件使用太复杂会给生产员工带来极大的不便。虽然说管理出效益，但带来效益的一定是一线员工，所以在选择软件的时候不仅要考虑管理方便，也要让一线员工用起来方便简单。

一款好的图文快印管理软件应该是包含生产、财务、办公的一体化软件，而财务和办公恰恰是图文行业在选择软件时最容易忽视的问题。没有严格的营收、成本及利润管理控制会影响连锁运营、扩张的决策，公司的决策指令不能及时下达到各个店，也会影响店长及员工的工作进度。

但如果一个公司在管理中要使用三套软件来进行管理，势必会给管理人员带来诸多不便，这样的情况在图文店里很常见。有很多图文公司，特别是连锁店，不仅有用于生产开单的收费软件，还有专业的财务软件和OA管理软件，其实完全可以选择一个集三者为一身的软件来做好管理。

合理运用管理软件

在管理软件的运用上基础数据的录入也是一项很重要的工作，数据的准确性决定了软件使用的好坏。不应要求软件公司根据员工的一些习惯进行修改，本身有些习惯就是和科学管理背道而驰的，虽然开发人员会因为一些利益关系进行修改，但这样会违背管理软件设计的初衷，正确的做法应该是要求员工改变，员工去适应软件，而不是软件来适应员工，因为使用管理软件的目的就是为了改变不良习惯。

使用管理软件一定会给连锁店带来管理上的变革，在使用连锁版软件以前，由于不能及时地了解各种数据，在管理上有鞭长莫及的感觉，使用后这样的感觉将不复存在。但这样的变革也会给害怕变革的人造成心理上的压力，这样的压力会使他抵制软件的运用，这也就是为什么说管理软件的运用是一把手工程，这个时候老板的决策就显得非常重要。管理信息化很重要，特别是连锁店管理的信息化是图文行业发展过程的必经之路。